1. Introduction
En tant que fournisseur de services cliniques, Dr. Lyane Trepanier (exerçant sous le nom de Trepanier Psychologie) (« Clinique », « je », « moi », « nous », « notre ») accorde une priorité à votre vie privée et à la confidentialité et prend grand soin de s'assurer que toutes les informations personnelles collectées sont protégées et sécurisées. À ce titre, notre politique de confidentialité (« Politique») définit strictement et spécifie les informations personnelles que je collecte, comment ces informations sont utilisées, comment elles sont stockées dans le cadre des services offerts, quand et comment nous pouvons divulguer ces informations et les mesures prises pour les protéger. La Politique de confidentialité est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (chapitre P-39.1 et le projet de Loi 25) ainsi qu'aux règles professionnelles, obligations et au Code de déontologie établis par l'Ordre des Psychologues du Québec (« OPQ »).
Aux fins de cette Politique de confidentialité, toutes les références à la Clinique incluent ses employés, directeurs, administrateurs et autres représentants. Cette Politique de confidentialité s'applique à tous les services cliniques offerts par la Clinique, y compris, mais sans s'y limiter, ceux offerts par l'intermédiaire de tiers et sur notre site web à https://trepanierpsychology.com (les « Services »). La Clinique et ses affiliés peuvent partager des informations entre eux et les utiliser de manière conforme à cette Politique de confidentialité. En plus de cette Politique de confidentialité, votre utilisation des Services peut être également soumise à d'autres termes qui peuvent être communiqués par la Clinique à votre intention de temps à autre.
Si vous n'êtes pas d'accord avec ces termes et conditions concernant notre collecte, utilisation, communication, partage et gestion des informations personnelles telles que définis dans cette Politique de confidentialité, veuillez ne pas utiliser les Services ou cesser de les utiliser immédiatement.
2. Quelles informations collectons-nous et comment les utilisons-nous ?
Les informations personnelles sont généralement définies par les lois applicables sur la protection de la vie privée ou des données comme des informations permettant d'identifier une personne. Une personne identifiable est une personne qui peut être identifiée directement ou indirectement, en particulier par référence à un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou par un ou plusieurs facteurs spécifiques à l'identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale de cette personne.
Vous serez amené à fournir des informations personnelles lorsque vous utiliserez nos Services. Ces informations peuvent inclure votre nom complet, date de naissance, origine ethnique, religion, statut marital, sexe/genre, statut familial, adresse complète, informations professionnelles, informations académiques, adresse e-mail, numéros de téléphone (portable/maison/travail), nom du contact d'urgence, antécédents psychiatriques et médicaux, y compris l'historique des traitements en santé mentale, habitudes actuelles/événements de vie stressants et informations relationnelles. Lorsque vous recevez des services cliniques, d'autres informations personnelles à votre sujet peuvent être collectées, comme précisé plus en détail ci-dessous.
Autres informations personnelles sont collectées automatiquement lorsque vous utilisez nos Services, y compris votre adresse IP, le nom de domaine et l'hôte depuis lequel vous accédez à Internet, les pages de nos Services que vous visitez, votre historique de navigation, votre logiciel de navigation ou votre système d'exploitation et les paramètres de pays de votre navigateur.
En général, les informations personnelles collectées sont utilisées pour administrer et fournir les Services. Afin de vous aider à mieux comprendre comment vos informations personnelles seront utilisées, vous trouverez ci-dessous une explication plus détaillée sur l'utilisation de vos informations personnelles en lien avec des activités spécifiques.
a. Demande et administration des services cliniques.
Afin de garantir que toutes les demandes soient traitées efficacement, la Clinique dispose de plusieurs systèmes pour contacter le clinicien en fonction des raisons de la consultation. Au départ, lorsque vous demandez une consultation, notre site web recueille les informations de base que vous partagez à votre discrétion, plus l'adresse e-mail que vous fournissez. Ces informations sont ensuite stockées (pendant un maximum de 90 jours) sur des serveurs sécurisés. Lors de la soumission de cette demande, les individus consentent à la transmission de ces informations tel que décrit dans la Politique de confidentialité.
Une fois qu’un premier rendez-vous est réservé avec un clinicien par l’intermédiaire du service d’admission, vos renseignements personnels, y compris votre nom et votre adresse courriel, sont ensuite ajoutés à un système de « workflow », hébergé sur un autre serveur privé et conservé pendant un maximum de cinq ans, ce qui fait en sorte que toutes les informations nécessaires pour vous permettre d’assister à un premier rendez-vous sont fournies en temps opportun. Ces systèmes font en sorte que les nouveaux clients reçoivent des courriels de bienvenu (« onboarding ») avec des informations sur l’heure, la date et le lieu de leur prochain rendez-vous, des liens pour faciliter la prise de rendez-vous et les changements d’horaires, et des formulaires d’admission pour la thérapie. Ce système permet également de s’assurer que les clients existants reçoivent régulièrement des courriels de rappel pour les rendez-vous à venir, des reçus officiels et des informations sur les factures impayées. Le système facilite également la collecte de commentaires concernant les rendez-vous de thérapie, l’envoie de liens pour aider à réserver des rendez-vous et pour faire le suivi et la gestion des informations concernant votre abonnement et vos préférences de notification. Enfin, le système permet de fournir des renseignements à jour concernant les changements prévus aux services cliniques.
a. Informations cliniques.
Lors de leur premier rendez-vous avec un clinicien, nous demandons aux clients de remplir et de signer un formulaire d’admission et de consentement au traitement. Nous révisons ce formulaire avec tous les nouveaux clients. Ce formulaire comprend des renseignements sur la nature de l’évaluation ou du traitement à faire et un examen des limites à nos obligations de confidentialité. Le formulaire d’admission demande des renseignements tels que votre nom, date de naissance, ethnicité, religion, état matrimonial, sexe, état familial et adresse complète à la maison, des renseignements sur votre emploi ou votre éducation, vos numéros de téléphone (cellulaire/maison/travail), le nom d’une personne contacte en cas d’urgence, vos antécédents psychiatriques et médicaux, y compris les antécédents en matière de traitement de la santé mentale, vos habitudes actuelles ou les événements stressants de votre vie et des renseignements sur vos relations interpersonnelles. Ces renseignements sont demandés afin de nous aider dans le processus d’admission et de nous permettre de recueillir les informations de base qui serviront dans le cadre votre évaluation et pour faciliter la planification de votre traitement. Ces renseignements ne sont communiqués à aucune une autre partie ou organisation externe. Les copies physiques du formulaire d’admission sont conservées dans des classeurs verrouillés avec des fichiers clients confidentiels et sont scannées et téléchargées en toute sécurité (par l’intermédiaire d’un système de messagerie crypté) à notre système électronique de gestion de la pratique médicale, qui utilise des mécanismes en matière de sécurité les plus à jour. Une fois ce processus complété, les copies physiques sont déchiquetées et jetées de manière confidentielle. Si le formulaire d’admission est rempli de manière électronique, le service d’admission télécharge ce document lorsqu’il est reçu dans le dossier du client logé sur notre système de gestion de pratique électronique et toutes les autres copies sont supprimées sans délai.
En plus des informations fournies initialement dans le formulaire d’admission et de consentement au traitement, votre clinicien prendra des notes d’évolution et préparera des évaluations personnelles tout au long de votre traitement. Conformément aux normes de l’OPQ, toutes les notes cliniques, y compris les dossiers tenus par le psychologue, notes de rendez-vous, interventions au cours du traitement et les résultats du traitement, seront conservées dans votre fichier personnel logé exclusivement sur notre logiciel de gestion de la pratique électronique et ne seront mis à la disposition que de personnes qui doivent y avoir accès. Cela permettra de s’assurer que les soins continuent d’être rendus selon les normes tout au long de votre traitement et par la suite.
b. Paiement en ligne.
Bien que tous les clients aient la possibilité de payer en toute sécurité par l’intermédiaire de terminaux physiques de point de vente pour tous les rendez-vous en personne, la Clinique vous offre également la possibilité de payer en ligne. Par conséquent, nous utilisons les renseignements personnels recueillis pour traiter votre demande de paiement et pour vous envoyer des factures par l’intermédiaire de notre système de facturation en ligne sécurisé. Dans ce cas, seuls le nom, l’adresse courriel et le numéro de facture du client sont conservés pour assurer le traitement des paiements sans délai et à des fins de comptabilité. Les factures sont ensuite envoyées par l’intermédiaire d’un serveur de messagerie chiffré au client, à quel moment ce dernier peut sélectionner la méthode de paiement préférée (p. ex., PayPal ou carte de crédit). Fait important, aucune information de paiement (numéro de compte ou de carte de crédit) n’est directement conservée ou traitée par la Clinique. Ces informations ne seront communiquées à notre fournisseur de services de paiement que pour conclure la transaction.
c. Communication en ligne et télésanté/télépsychologie.
Notre Service permet aux cliniciens et à leurs clients de communiquer en ligne par l’intermédiaire de nos serveurs de messagerie sécurisés et cryptés. Tous les cliniciens utilisent l’authentification à deux facteurs afin d’assurer la protection de toutes les informations. Seuls le nom, l’adresse courriel et le corps du courriel sont conservés et toutes les communications officielles sont ajoutées au fichier électronique du client.
De plus, la Clinique offre à ses clients la possibilité de recevoir notre Service virtuellement par l’intermédiaire de conférences Web. Afin de fournir une fois de plus un environnement sûr et sécurisé, nous utilisons une solution de conférence Web privée qui est facile à utiliser et qui recueille une quantité minimale de renseignements personnels. Les clients reçoivent les informations d’accès par courriel et, en cliquant sur ceux-ci, sont invités à fournir le nom d’écran souhaité avant de rejoindre une salle d’attente virtuelle. Le clinicien est alors en mesure d’accepter chaque client dans l’espace de thérapie afin que le rendez-vous puisse avoir lieu. Le nom d’écran du client (tel que fourni par le client), son adresse IP, ainsi que tous les documents et toutes les discussions entrepris par l’intermédiaire de l’interface Web sont conservés sur nos serveurs cryptés.
d. Utilisation de fonctions interactives.
Les clients peuvent choisir de fournir, sur notre site Web, des mots d’appréciation pour leur clinicien et les services qui leur sont offerts. Bien que la Clinique veille à ce que le nom du client ne soit pas affiché, il est entendu que le client peut choisir de fournir certains renseignements personnels concernant le traitement reçu par le clinicien. N’oubliez pas que ces renseignements seront accessibles au public. Il faut donc faire preuve de prudence lorsque vous décidez de divulguer des renseignements personnels qui peuvent vous identifier ou identifier d’autres personnes.
e. SMS / Messagerie texte.
Trepanier Psychologie respecte votre vie privée. En optant pour notre service de messagerie SMS, vous acceptez les conditions suivantes concernant la gestion de vos données. Collecte de données : Nous collecterons votre nom et votre numéro de téléphone portable lorsque vous vous inscrivez pour recevoir des mises à jour par SMS. Les informations seront collectées via des systèmes de réservation tiers tels que Jane App. Utilisation des données : Nous utilisons vos données uniquement pour envoyer des mises à jour, des promotions et des rappels liés à nos produits ou services. Sécurité des données : Nous protégeons vos données avec des mesures de stockage sécurisé pour empêcher tout accès non autorisé. Conservation des données : Nous conservons vos informations tant que vous êtes abonné à notre service SMS. Vous pouvez demander leur suppression à tout moment. DES FRAIS DE MESSAGES ET DE DONNÉES PEUVENT S'APPLIQUER : Votre fournisseur mobile peut facturer des frais pour l'envoi ou la réception de messages texte, en particulier si vous n'avez pas de forfait de texte ou de données illimité. Les messages sont récurrents et la fréquence des messages varie. Désabonnement : Contactez la psychologie Trepanier par e-mail à info@trepanierpsychology.com pour obtenir de l'aide ou arrêter de recevoir des messages. Clause de non-partage : Nous ne partageons pas vos données avec des tiers à des fins de marketing. La psychologie Trepanier ne vendra, ne louera, ni ne partagera les numéros mobiles collectés.
f. Abonnement à notre liste d’envoi, bulletin et communication par courriel.
Parfois, nous pouvons recueillir vos renseignements personnels pour vous envoyer des courriels décrivant les dernières nouvelles concernant notre Clinique ou à l’égard de nos produits, services ou promotions ou ceux de tiers auxquels nous sommes liés. Vous pouvez vous désabonner de notre liste d’envoi en tout temps en suivant les instructions fournies en bas de chaque courriel. Vous pouvez également vous désabonner de notre liste d’envoi en suivant les instructions énoncées dans la section intitulée « Contactez-nous » ci-dessous. Votre demande sera traitée dans les délais prévus par la loi.
g. Communiquer avec nous pour poser une question, soumettre un commentaire ou déposer une plainte.
Si vous choisissez de remplir un formulaire électronique en ligne de suggestions ou de nous envoyer vos commentaires, suggestions ou questions par courriel, nous recueillons des renseignements personnels ainsi que vos commentaires, suggestions et questions. Ces renseignements personnels sont utilisés pour répondre à vos commentaires, suggestions ou questions. Nous pouvons également conserver ces informations pour vous aider à l’avenir. Nous pouvons également utiliser vos commentaires et suggestions pour surveiller ou améliorer nos produits, notre offre de services et notre Service.
h. Bases de données de gestion des relations avec la clientèle (CRM).
Lorsque vous participez à l’une ou l’autre des activités décrites précédemment, nous recueillons les renseignements personnels fournis dans le cadre de ces activités pour compléter et actualiser nos banques de données relatives à la gestion des relations avec la clientèle. Dans ce contexte, les renseignements personnels recueillis servent à assurer la gestion de la relation avec les clients, à générer des listes d’envoi, à effectuer des suivis auprès de clients potentiels ou à produire des rapports à usage interne sur les relations entre la Clinique et ses clients afin de surveiller et (ou) d’améliorer nos Services.
i. Demande d’emploi auprès de la Clinique
Lorsque vous faites une demande emploi auprès de la Clinique, en ligne ou autrement, nous recueillons des renseignements personnels qui vous concernent et compris dans votre demande. Nous utilisons ces renseignements personnels afin d’évaluer et de traiter votre demande et votre intérêt pour l’emploi avec nous, pour communiquer avec vous au sujet de votre demande et pour gérer nos besoins en matière de recrutement.
3. Informations recueillies automatiquement
a. Consulter le contenu de nos Services.
Lorsque vous utilisez nos Services, certains renseignements relatifs à votre comportement en tant qu’utilisateur sont collectés par des « témoins » et d’autres moyens technologiques, comme il est décrit ci-dessous. Ces renseignements personnels sont utilisés pour personnaliser le contenu affiché sur nos Services et pour améliorer certaines recommandations qui vous sont faites.
b. Témoins et autres technologies.
Certains de nos Services utilisent une technologie appelée « témoins ». Un témoin est un petit fichier de données que nos Services peuvent transmettre à votre navigateur et qui peut ensuite être stocké sur le disque dur de votre ordinateur afin de nous permettre de vous identifier comme utilisateur autorisé des Services. Les témoins sont utilisés afin d’optimiser l’expérience de l’utilisateur et de permettre l’accès aux préférences des utilisateurs (p. ex., préférence linguistique, rejet des boîtes d’information, etc.) dans le but de faciliter leur navigation. Les informations concernant les utilisateurs sont également recueils et agrégées (sans aucune information d’identification) aux fins suivantes : dépannage technique, développement de nouvelles interfaces pour améliorer l’expérience des utilisateurs, et assurer le suivi des efforts en matière de marketing.
Vous pouvez configurer votre navigateur de façon à être avisé lorsque vous recevez un témoin ou de façon à refuser certains témoins. Cependant, si vous décidez de refuser les témoins, vous ne pourrez peut-être pas profiter de tous les avantages et de toutes les fonctionnalités de nos Services.
c. Solutions professionnelles d’analyse d’audience Internet
Nous pouvons également faire appel à des services fournis par des tiers (par exemple, Google Adwords ou Facebook etc.), pour :
o Le réaffichage de publicités (« remarketing ») pour des personnes qui ont déjà visité nos sites Web via d’autres sites Web, ou en utilisant les habitudes de navigation sur Internet pour s’assurer que nos publicités sont affichées au secteur démographique approprié ; et
o Recueillir, analyser et/ou rassembler vos renseignements personnels (tels que l’adresse IP, le sexe, l’âge et les centres d’intérêt), et créer des rapports sur les données démographiques des internautes et leurs centres d’intérêt, dans le but de nous aider à comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site Web et nos publicités et à améliorer nos produits, notre marketing et nos sites Web.
Les sociétés assurant le remarketing peuvent combiner l’utilisation de témoins de premier niveau et de témoins tiers (i) pour recueillir des renseignements personnels ; (ii) pour informer, optimiser et diffuser des publicités en fonction de vos visites précédentes sur nos sites Web, et (iii) pour déterminer le rapport entre les visites enregistrées sur notre site Web et les impressions publicitaires, les autres utilisations de services publicitaires et les interactions avec ces impressions publicitaires et ces services publicitaires. Ces sociétés peuvent également utiliser des balises Internet ou des pixels invisibles pour rendre compte de certains renseignements concernant vos visites sur nos sites Web et sur les sites Web qui contiennent des liens vers notre site et en font la publicité, afin de mesurer l’efficacité de nos publicités.
4. Sécurité de vos renseignements personnels
Tous les renseignements personnels sous notre garde et notre contrôle sont conservés en toute sécurité. Les renseignements sont protégés par des mécanismes de sécurité administratifs, techniques et physiques visant à protéger les renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés, qui sont conçus en fonction de la sensibilité des renseignements fournis. Tous les systèmes impliqués dans la gestion de ces données, à compter de la consultation initiale et en passant par la configuration des caractéristiques des logiciels client, les services d’automatisation et les systèmes de messagerie, sont protégés par l’authentification à deux facteurs pour tous les cliniciens et administrateurs des systèmes, y compris les systèmes suivants : logiciel de gestion de la pratique électronique (notes cliniques et tenue de dossiers) ; logiciel client de messagerie cryptée (rappels automatisés et communications avec les clients) ; logiciel de facturation en ligne (facturation et paiement). Toutes les informations personnelles sensibles (p. ex., tenue de dossiers cliniques) sont conservées dans notre système de gestion de la pratique électronique infonuagique. De plus, certains renseignements personnels tels que le nom, le lieu de travail, l’adresse courriel, les notes de rendez-vous, les notes d’annulation, le nom du clinicien et les factures sont également conservés en dehors du système de gestion de la pratique électronique afin de faciliter le traitement de l’information. Notre logiciel de gestion de la pratique électronique gère les rappels et confirmations de rendez-vous, les reçus et les lettres ou documents ; le serveur de « workflow » assure le traitement des courriels de bienvenue, paquets d’admission, commentaires et suggestions concernant les rendez-vous et la planification du suivi.
5. Limiter la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels
Sauf s’il est expressément énoncé dans la présente Politique, nous ne procédons pas à la communication de vos renseignements personnels et ne pouvons pas les divulguer à un autre individu ou entité sans votre consentement exprès donné par écrit. Toutefois, si l’obtention du consentement par écrit est impossible, un client peut décider de donner un consentement verbal temporaire pour permettre la divulgation de renseignements personnels en temps opportun. En tant que client, vous avez également le droit à tout moment de retirer votre consentement au partage de vos renseignements. Cette demande de retrait doit également être faite par voie de formulaire de consentement signé. La protection de la confidentialité de nos clients est notre priorité et nous faisons tous les efforts requis pour nous assurer que le consentement du client est obtenu avant de divulguer ses renseignements personnels. Cependant, il existe des limites importantes à nos obligations de confidentialité :
6. Pendant combien de temps mes renseignements personnels sont-ils conservés ?
Conformément aux normes établies par l’OPQ, la Clinique est responsable de la sauvegarde et de la conservation de tous les renseignements relatifs aux clients pendant une période de cinq ans à compter de la date du dernier service professionnel fourni. Sous réserve de cette exigence, toutes les informations cliniques, y compris les copies physiques, ne peuvent être détruites ou déchiquetées qu’après cette période de cinq ans afin d’assurer la protection et la confidentialité de tous les clients.
7. Puis-je accéder à mes renseignements ? Que faire si je trouve une erreur ?
Vous avez le droit de consulter et de mettre à jour vos renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle ainsi que de corriger les erreurs figurant dans ces renseignements, sous réserve de certaines exceptions prévues par la loi.
Dans le cas où un client a besoin d’accéder à son dossier, il doit en faire la demande par écrit envoyée à l’adresse courriel indiquée ci-dessous ou en utilisant le formulaire fourni sur notre site Web. La Clinique a 30 jours à compter de la réception de la demande pour y répondre et peut exiger des frais administratifs pour traiter la demande. Si le clinicien n’est pas en mesure de répondre à cette demande (par exemple, parce que les renseignements demandés sont jugés nuisibles au client), le clinicien doit le dire clairement au client (verbalement ou par écrit), et informer le client de tout recours potentiel.
Dans le cas où un client (ou une personne autorisée par le client) détermine que les renseignements conservés par la Clinique sont inexacts, incomplets, ambigus, non à jour ou non justifiés, le client peut demander que ces renseignements soient mis à jour, corrigés ou supprimés. Le clinicien aura 30 jours à compter de la réception de la demande pour faire effectuer la correction ou la suppression.
8. Retirer votre consentement à la conservation, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels
Vous pouvez en tout moment retirer votre consentement à notre conservation, utilisation ou divulgation de vos renseignements personnels, en nous contactant par l’intermédiaire du formulaire fourni sur notre site Web ou en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous. Nous traiterons votre demande dans les 30 jours suivant sa réception. Toutefois, si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne puissions plus répondre à vos demandes, traiter vos requêtes ou vous fournir du soutien concernant les Services.
9. Liens vers d’autres sites
Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites qui n’appartiennent pas à la Clinique ou qui ne sont pas exploités par la Clinique. De plus, des liens vers notre site Web peuvent apparaître sur des sites Internet de tiers sur lesquels nous faisons de la publicité. Sauf dans les limites prévues aux présentes, nous ne communiquerons pas vos renseignements personnels à ces tiers sans votre consentement. Nous offrons à l’utilisateur des liens vers des sites Internet de tiers à des fins de commodité. Ces liens ne se veulent pas une approbation ni une recommandation des sites liés. Les sites Internet liés comportent des énoncés sur la protection de la vie privée, des avis et des conditions d’utilisation qui sont distincts et indépendants et que nous vous recommandons de lire attentivement. Nous n’exerçons aucun contrôle sur ces sites Internet et par conséquent, nous ne saurions engager notre responsabilité quant à la façon dont les organisations qui exploitent ces sites Internet peuvent recueillir, utiliser, communiquer, obtenir ou autrement traiter vos renseignements personnels.
10. Changements à la Politique
La présente Politique peut être mise à jour de temps à autre pour tenir compte des changements apportés aux lois applicables ou à nos pratiques en matière de renseignements personnels. La Politique modifiée sera affichée sur notre site Web. Nous traiterons vos renseignements personnels conformément à la Politique en vigueur au moment où ils sont recueillis, ou selon votre consentement.
11. Contactez-nous
Si vous avez des questions ou des commentaires concernant la présente Politique, ou si vous souhaitez mettre à jour ou corriger vos renseignements personnels en notre possession, ou pour faire une plainte concernant notre traitement de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous par courriel à dr [@] trepanierpsychology.com. ou en nous appellent au 514-548-3337 et demander à parler à la Dre. Lyane Trépanier, directeur général et copropriétaire.
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